宁天光发[2007]45号

第一条　为了做好南京天光所的公文处理工作，使之标准化、制度化，依照《国家行政机关公文处理办法》和《中国科学院公文处理办法》，结合南京天光所实际情况，制定本办法。

第二条南京天光所公文是我所在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及院、所的有关保密规定，确保国家和院所秘密的安全。

第六条　所综合办公室是南京天光所公文处理的管理机构。

第七条各职能部门负责人要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第八条　常用公文种类主要有:
(一)决定　用于对重要事项或行动做出安排，奖惩有关部门及人员。 (二)通知　用于发布规章制度，任免和聘用干部，传达上级机关指示，转(印)发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文、发布要求下属单位办理和有关单位共同执行或周知的事项。

(三)通报　用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

(四)报告　用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或有关主管部门的询问。

(五)请示　用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。

(六)批复　用于答复下级单位的请示事项。

(七)意见  用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)函　　用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。

(九)会议纪要　用于记载和传达会议情况和议定事项。

第九条 公文格式一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关(单位)、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关(单位)、印发机关(单位）和印发日期等部分组成。

(一)涉及国家机密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文，应标明份数序号。份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级用3号黑体字标识在版心右上角第1行，两字之间空一字。如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，之间用“★”隔开。

(二)紧急公文应当在文头分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字；如同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级在第1行，紧急程度标识在第2行。

(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办部门排列在前。

(四)发文字号应当包括发文单位代字、年份、序号。在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不标虚位（即1不编为001）。联合行文，只标明主办部门的发文字号。

（五）上行文(“请示”或“报告”)应当注明签发人，联合发文应当注明会签人姓名，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，” 签发人”用3号仿宋体字，后列全角冒号，签发人姓名用3号楷体字标识。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时要词意完整，排列对称，间距恰当。

(七)主送机关(单位)指主要收受和办理公文的机关(单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 (八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称，序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。　

(九)公文除“会议纪要”外，应当加盖发文单位印章。联合上报的公文，由主办单位(部门)加盖印章；联合下发的公文，发文单位(部门)都应加盖印章。印章上距正文2-4mm,端正居中，下压成文时间，印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，采用调整行距、字距的办法解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的办法。

(十)成文日期以签发日期为准。联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”，右空4字。
（十一）公文如有附注(需要说明的其他事项），应当加括号标注。用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。
（十三）抄送机关(单位)指除主送机关(单位)外需要执行或知晓公文的其他机关(单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。
印发机关和印发时间位于抄送机关(或主题词）之下，占1行位置，用3号仿宋体字，左右各空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
 (十四)　文字从左至右横写、横排。
第十条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm）,左侧装订。

第十二条　凡属行政事项，以行政名义行文；凡属党务事项，以党组织的名义行文。行文应当确有必要，注重效用。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十四条 向院党组、院请示和报告工作，向院机关各部门、院属各单位行文，应当以所党委或所的名义。与国务院各部门、各省（市、自治区）党委和政府的有关部门及单位商洽工作、询问和答复问题、请求审批等事项，一般以函的形式。 
第十五条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关(单位)的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关(单位）。“报告”不得夹带请示事项。
第十六条　需上级批复的请示，应逐级上报，不得越级。
第十七条 除院领导直接交办的事项外，不得以单位名义向院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十八条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、打印、用印、登记、分发等程序。
第十九条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行并加以说明。
(二)情况确实，观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送机关(单位）的行文关系确定。
(四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。　　
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第二十条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。
第二十一条 公文送所领导签发前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文的方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。核稿人应与公文主办单位密切协作，共同解决文稿中的具体问题。尚存不清楚问题稿件一律不得送领导阅批。
第二十二条 公文正式印刷前，行文部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十三条  非涉密公文由行文部门印发。涉密文件由行文部门会同保密办公室在保密机上拟稿、打印，机要渠道发送。同时两份原件、一份电子版交综合办公室归档。

第二十四条 按照ARP电子政务系统中设置的程序在ARP系统中行文和流转。

 

 

第二十五条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十六条 收到上级机关下发或交办的公文，由综合办公室提出拟办意见，重要公文送所领导批示后办理。综合办公室应建立、健全公文催办、查办制度，做到紧急文件跟踪催办、查办，重点公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对上报领导机关下发的重要公文，及时了解和反馈执行情况。各部门应配合综合办做好公文流转工作，收到公文应及时处理，原则上收到阅（办）文件应当天交还给综合办。
第二十七条 凡是需要办理的文件，由综合办公室依照所领导的批办意见或部门业务分工情况分送职能部门处理。承办部门收到交办的公文后应当及时办理。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。没有时限要求的，一般应在收到文件后两周内处理完毕。承办结果应向主管所领导报告并及时送综合办公室归档。
第二十八条 属于部门职权范围的事项，应由部门自行办理；涉及两个以上单位的公文，由主办单位会同相关单位共同办理，不得推诿、贻误工作；如有分歧，可以报请所领导协调。
第二十九条 审批请示类公文时，主批人应当签署明确意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅表示同意。审批阅知类公文时，审批人圈阅表示已阅知。

第三十条 阅读涉密文件须在办公室，不准带出；涉密文件传阅要当天及时收回。非经允许不得摘录、复制。

 

 

第三十一条 公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和院、所的有关规定，及时整理(立卷)、随时归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷))，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十三条 联合办理的公文，原件由主办部门整理(立卷)、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十四条 各部门对归档范围内的公文应当提出保管期限，综合档案室应以此为依据确定保管期限。
第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十六条 南京天光所公文由综合办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十七条 各部门应建立健全本部门公文处理的有关制度。因工作需要复印文件留存，各部门应妥善保管，过期作废后集中统一登记销毁。
第三十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十九条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第四十条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交综合档案室。

第四十一条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十二条 各部门对公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督察制度。

 

 

 

二○○七年九月十九日