宁天光发[2016]51号

第一章　总　　则

第一条　为进一步加强和规范研究所会议费管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费开支。根据中办、国办《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》，参照《中国科学院会议费管理办法》（试行）（科发条财字[2016]103号）文件精神，结合研究所科研业务情况，对《南京天文光学技术研究所会议费管理办法（试行）》（宁天光发[2013]14号）进行了修订，制定本办法。

第二条　本办法所指会议是各部门主办或承办且在国内召开的以科学研究、决策咨询、学术交流、成果转移转化等为主要内容的各种会议，如学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

第三条　各部门召开会议应当按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，按照科研活动的需求确定会议数量、天数和人数。

第二章　会议费管理

第四条　各部门召开会议应优先安排在研究所内部会议场所进行，并改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。各部门不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第五条　建立会议费公示制度。对非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支情况等信息，在会议报销手续完毕后，由会议承办方负责在单位内部公开或提供查询。

第六条　各部门召开会议需要执行预算和审批程序，各类会议按照性质不同，填写《举办国内外会议经费开支预算表》后，由归口职能部门审批，预算超过5万元的须有主管所领导审批方可举行。

第七条　对于小型会议，在保证业务真实性的情况下，可适当简化审批和报销手续。

第八条　各主办部门在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批表格、会议通知、会议日程及实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证，填写《举办国内外会议经费结算表》。财务部门要严格按规定审核会议费开支，对未经审批的会议以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

第九条　会议代表参加会议所发生的城市间交通费，原则上由参会人员所在单位报销；确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议，对确需负担的城市间交通费、国际旅费，可由主办单位在会议费中报销，也可按差旅费规定报销。

第十条　会议收取注册费、会务费、资助费等，应遵循“收支两条线”的原则，由单位财务统一管理。较大规模会议可委托具有相应资质的会议公司提供会议服务，应签订合同并按合同据实结算，会议收支结算表作为会议支出报销凭据。

第十一条　各部门会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，具备条件的，会议费应由单位财务部门直接结算。

第三章　会议费开支范围和标准

第十二条　会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费和其他费用。其他费用包括会议场所租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费和会议服务费等。

第十三条　会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：单位：元/人天

综合定额标准是会议费开支的基本控制额度。各部门应依据综合定额标准根据季节价格变动允许一定的浮动，需经分管领导审批方可执行。

参加会议的外籍知名专家（来自不超过2个国家）和院士达到3人且占参会人数三分之一以上的，综合定额标准可提高20%。

第四章      监督检查和责任追究

　　第十四条　严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
　　各部门严格执行会议用房标准，会议用餐不安排宴请，不上烟酒。不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；严禁发放与会议业务内容无管的物品。

　　第十五条　各部门应当加强对组织召开的会议活动和经费报销的内部控制管理，对会议费报销进行审核把关，确保会议活动内容真实，支付渠道及票据来源合法、完整。单位内部监察审计部门应对会议费管理和使用情况进行日常监督检查。

　　第十六条　违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任：

　　（一）以虚报、冒领手段骗取会议费的；

　　（二）虚报会议人数、天数等进行报销的；
　　（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
　　（四）违规报销与会议无关费用的；
　　（五）其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的，由研究所有关部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，应按相关规定给予行政处分；科研人员涉及虚报、冒领手段骗取会议费的，取消一定期间所级科研项目的申请资格。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

　　第十七条 本办法由科技处负责解释。

　　第十八条 本办法自印发之日起施行。原宁天光发字[2013] 14号文同时废止。

举办内外会议经费开支预算表/结算表

单位：中科院南京天文光学技术研究所  填表时间：    年  月  日 

所领导：       处室领导：      课题负责人：      制表人：